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Tips para definir correctamente el Alcance de un Proyecto.
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09-Aug-2011
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Tips para definir correctamente el Alcance de un Proyecto.
¿Qué es el alcance de un Proyecto? ¿Es importante? ¿Para qué sirve?
En las organizaciones se generan proyectos que hay que administrar, entendiendo por Proyectos un conjunto de actividades con un inicio y fin determinados, dirigidas a cumplir un objetivo específico y entendiendo por administración los procesos de planificación, ejecución y control de actividades y recursos para alcanzar un objetivo. No todos los proyectos son iguales, pero la finalidad es la misma, cumplir en tiempo, en costo y en forma, con el objetivo del proyecto. Una etapa primordial en la administración de proyectos es la Planificación. Durante ésta se realizan actividades para estimar costos y recursos asegurando que el proyecto satisfaga las necesidades del cliente con la funcionalidad y calidad requerida. Es precisamente en esta etapa temprana del proyecto donde se debe definir el ‘Alcance’. El Alcance de un Proyecto es la suma total de todos los productos y sus requisitos o características. Existen diversas teorías de cómo desarrollar un alcance, qué formato debe tener o qué aspectos debe incluir, sin embargo la finalidad es la misma: la definición y control de lo que está y no está Incluido en el proyecto. En la Gestión de Proyectos, las herramientas para describir el alcance del producto de un proyecto son: La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT o WBS) y las descripciones del mismo. El propósito de una EDT es documentar el alcance del proyecto. Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales. Siendo un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la base para la Planificación de un Proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el proyecto debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT. Ejemplo para un proyecto cuyo foco es crear un producto de software para ser comercializado en Múltiples clientes: Una EDT es una presentación simple y organizada del trabajo requerido para completar el proyecto. Existen muchas maneras de organizar la presentación de este trabajo. Por ejemplo, se puede organizar de acuerdo a los Grupos de Proceso del ciclo de vida del proyecto o de las fases (Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre), mostrando cada fase como un elemento del nivel más alto. Otra forma de organizarla es teniendo en cuenta las responsabilidades funcionales. Algo importante de recordar es que la EDT documenta el alcance del proyecto, no su plan de ejecución. Si los requisitos del proyecto no se definen totalmente, si no se describen bien o si no hay un control de cambios eficaz, puede sobrevenir la corrupción del alcance (“Scope creep” en ingles) y son aquellos cambios no controlados en el alcance de un Proyecto. Este fenómeno puede ocurrir cuando el Alcance de un proyecto no se define, documenta, o controla correctamente. Típicamente, la corrupción del alcance consiste en productos nuevos o nuevas características de productos ya aprobados que hacen que el equipo de proyecto se desvíe de su propósito original. Debido a su tendencia a centrarse en solamente una dimensión de un proyecto, la corrupción del alcance puede también dar lugar a que el equipo de proyecto exceda su Presupuesto y Cronograma originales. Mientras el alcance de un proyecto crece, más tareas se deben terminar con el mismo costo y cronograma que la cantidad original de tareas del proyecto. La Corrupción del alcance puede ser un resultado de: Un control de cambios pobre o ausente. Clientes que fomentan la ambigüedad a fin de evitar compromisos. Carencia de la identificación inicial apropiada de qué se requiere para lograr los objetivos del proyecto Un Gerente de Proyecto o Sponsor débil. La corrupción del Alcance es un riesgo en la mayoría de los proyectos. Muchos megaproyectos caen a causa del mismo y a menudo da lugar a excesos en el costo. Algunas recomendaciones útiles al momento de elaborar el Alcance son: • Desarrollar un documento escrito y formal. • Detallar claramente qué actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar un producto con las características y especificaciones solicitadas. • De ser necesario, dividir el proyecto o entregable principal en fases más pequeñas. Esto facilitará la administración. • Definir los criterios que se utilizarán para determinar si el proyecto o fase ha finalizado exitosamente, es decir, los criterios de aceptación. • Tomar como base el RFP (Request For Proposal) o propuesta comercial, así como otros documentos relativos al proyecto definidos previamente. • Al definir el alcance, tener en mente que lo que no esté en el alcance está fuera del Proyecto. • Formalizar la aceptación del alcance con el cliente. El Alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realización de actividades a nivel operativo y nos ayuda a: • Mejorar la precisión en las estimaciones de tiempo, costo y recursos. • Facilitar la asignación clara de responsabilidades. • Definir la línea base para la medición del desempeño y control. • Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables. • Desarrollar y confirmar un entendimiento común del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de proyecto. • Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido para terminar exitosamente. Una vez formalizada la aceptación del alcance, no basta con guardarlo y olvidarse de él, es necesario llevar un control de los cambios que llegasen a surgir. Durante el desarrollo del proyecto, se puede necesitar una revisión o redefinición del alcance para reflejar estos cambios. La clara definición del proyecto es crítica para el éxito del mismo. El alcance es solo una de las herramientas utilizadas en la Administración de Proyectos, que en conjunto buscan desarrollar la habilidad de administrar muchos proyectos con la menor cantidad de recursos. En ocasiones, no se le dedica el tiempo y la importancia necesaria a este tipo de herramientas sin embargo es importante considerar que son la base para el cumplimiento de las expectativas del proyecto. Los proyectos y su administración se desarrollan en un contexto más amplio que el proyecto en sí. Tanto el líder de proyecto como su equipo deben entender este contexto, el alcance es una de las herramientas de Planificación que permite considerar un entorno más amplio. El administrar actividades día a día es necesario para el éxito del proyecto pero no es suficiente. 
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