Administracion de proyectos - Parte 1

Carina Kenny · #1 (**permalink**) 22-Sep-2011

¿PORQUE ES TAN IMPORTANTE EL TIEMPO PARA PLANIFICAR Y EL ARMADO DE UN CRONOGRAMA?
¿Cuántas veces ha oído usted o ha estado involucrado en proyectos que no han tenido éxito? O, quizás, no fue del todo exitoso como se esperaba. ¿Ha dedicado algún tiempo para ver en retrospectiva cuales pudieron ser las posibles causas de ese fracaso?. Si su respuesta es afirmativa, le puedo asegurar que una de las respuestas mas oídas es, “Sabes, hemos debido dedicar más tiempo a planificar”.
La mayoría de los proyectos tienen fechas tope o plazos establecidos y parece que estos son cada vez más y más cortos. El establecer plazos agresivos pone toda la presión en el Gerente del Proyecto para que comience cuanto antes. Sin embargo, antes de que inicien las tareas del proyecto, es necesario invertir tiempo para planificar a fin de asegurar que el proyecto sea entendido de manera adecuada y que existan acuerdos entre las partes involucradas. Esto no es tiempo “perdido”, ni “burocracia”, es tiempo que el gerente del proyecto debe dedicar para asegurar que el equipo de trabajo y el cliente tengan una percepción común de lo que debe producir el proyecto cuando termine, cual será su costo, quien realizará el trabajo y como se ejecutará este.
Al final de un proyecto difícil, los beneficios inherentes al proceso de planificación serán obvios. Pero los beneficios son conocidos de antemano. A alto nivel, los beneficios incluyen, entre otros, los siguientes:

Ø Entender y lograr acuerdos sobre los objetivos, productos, alcance, riesgos, costo, enfoque, etc. Esta información se vuelca al documento Acta del Proyecto. Esto permite asegurar que el equipo del proyecto y los patrocinadores se pongan de acuerdo sobre el trabajo requerido.
Ø Determinar si el caso de negocio original todavía es válido. Cuando el proyecto fue inicialmente aprobado, su costo y duración fueron probablemente estimados a un alto nivel, quizás de hasta 50%. Ahora que el proyecto ha iniciado, las estimaciones deben ser revalidadas para acercarlas al 10%. Este refinamiento adicional puede dar como resultado que los estimados acaben siendo mayores que antes y estos números más altos pueden hacer que el caso de negocio no sea atractivo. Por ejemplo, un proyecto estimado originalmente en 10.000 horas-persona puede ser beneficioso a la organización, pero si el proceso de planificación arroja que ahora se requiere un esfuerzo de 20.000 horas-persona, el proyecto pudiese ya no tener sentido para el negocio.
Ø Garantizar que los recursos necesarios están disponibles oportunamente cuando se requieran. Este es el resultado de comprender la organización de proyectos y de crear la planificación con los recursos asignados.
Ø Proporcionar una línea base de alto nivel a partir de la cual se pueda comparar el avance. Este es el resultado de crear la programación hito basada en cronograma más detallado.
Ø Validar los procesos utilizados para gestionar el proyecto de manera anticipada con el cliente. Los procedimientos que son utilizados para gestionar el proyecto deben ser analizados y explicados a los clientes y a los miembros del equipo.

El esfuerzo necesario para planificar un proyecto depende de la cantidad de información y del nivel de detalle que se requiere para entender y documentar adecuadamente el proyecto. El tiempo que se requiere para definir las tareas-proceso de planificación depende del tiempo necesario para obtener la información necesaria y de cuanto tiempo tomará el lograr los acuerdos con los clientes.
En algunas ocasiones, el Gerente del Proyecto puede verse frustrado debido a la dificultad para lograr acuerdos con los clientes del alcance, cronograma y costo. Pero esta es exactamente la razón por la cual los procesos de planificación se realizan con anticipación y por supuesto antes de iniciar cualquier actividad o tarea del proyecto. Piense en los problemas que enfrentará al tratar de obtener el acuerdo con el cliente en materia de alcance o costo en el instante en el cual se están ya entregando productos, es decir, en pleno desarrollo del proyecto.
El cronograma y el presupuesto del proyecto son creados a la par.
El cronograma es una herramienta vital para asegurar que el equipo del proyecto conoce qué es lo que necesita hacer. Mucha gente se siente incómoda creando un cronograma. Usualmente esto se debe a que el proyecto no ha sido bien definido. Es muy difícil crear un cronograma válido si el gerente del proyecto no está realmente seguro de lo que el proyecto debe de entregar.
Dependiendo del tamaño del proyecto, es posible usar un paquete de administración de proyectos como MS-Project, una hoja de cálculo o puede incluso dar seguimiento de las actividades en su cabeza.
Hay numerosas técnicas para construir un cronograma. A veces la mejor opción es utilizar un cronograma previo, de un proyecto similar previo como punto de partida y luego adaptarlo al proyecto actual.
Si no tiene un cronograma histórico previo o una plantilla de cronograma para utilizarlo como punto de inicio, la técnica Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) se puede utilizar como punto de inicio. La EDT es una técnica para mirar al proyecto a alto nivel y subsecuentemente descomponer el trabajo en piezas más y más pequeñas hasta que pueda tener la imagen completa del trabajo que necesita ser ejecutado.
El equipo completo puede colaborar en este ejercicio. En su mayor parte, la técnica de Estructura de Descomposición del Trabajo puede siempre ser usada como punto de inicio para crear un cronograma desde cero. Si usted (y otros) no conocen suficiente para crear un EDT del proyecto (o al menos para los primeros tres meses del proyecto), probablemente no esté en posición de iniciar el proyecto.

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