ADMINISTRACION DE PROYECTOS - Parte 2
 

[B][FONT=Calibri]¿PORQUE ES TAN IMPORTANTE EL TIEMPO PARA PLANIFICAR Y EL ARMADO DE UN CRONOGRAMA?[/FONT][/B]

[FONT=Calibri][COLOR=#c00000][FONT=Calibri]¿Para qué hacemos un cronograma?[/FONT][/COLOR]
[FONT=Calibri]Puede que lo hagamos para comunicar aspectos relacionados con los tiempos y plazos, o para planificar recursos, o puede que se vaya a utilizar como herramienta de seguimiento, o para que nos de soporte para calcular el flujo financiero del proyecto. Dependiendo del uso que le daremos, tendremos que decidir sobre como lo elaboraremos, pero de todos modos el cronograma base probablemente sea siempre el que usemos para gestionar los tiempos.[/FONT]

[COLOR=#382e1f][FONT=Calibri]Los pasos básicos para crear un cronograma útil, validado por el Equipo, y factible de re-uso son:[/FONT][/COLOR]

[FONT=Calibri][COLOR=#382e1f][B]1[/B]. Determinar los principales [B]entregables[/B] del proyecto (lo que generará el proyecto) y organizarlos jerárquicamente, en otras palabras hacer una [B]WBS[/B]. Para no olvidar nada es necesario consultar al equipo de proyecto y mirar con lupa la declaración del Alcance. En este punto se debe tener un sano equilibrio entre no olvidar nada importante y tener un detalle abrumador que dificulte el uso de la información. Este equilibrio lo da la experiencia .[/COLOR][/FONT]

[FONT=Calibri][COLOR=#382e1f][B]2[/B]. A partir de estos entregables determinar las [B]actividades necesarias[/B] para realizarlos. Esto puede hacerse a alto nivel y luego ser perfeccionado. El listado puede hacerse directamente sobre la herramienta, la cual no necesita ser específica de proyecto, por ejemplo podemos usar Excel para hacer un diagrama de barras. Luego agregar las tareas subsidiarias a las principales y marcar los hitos. La cantidad de actividades deberá tener relación con el nivel de control que necesitemos ejercer luego.[/COLOR][/FONT]

[FONT=Calibri][COLOR=#382e1f][B]3[/B]. Establecer la [B]secuencia de las actividades[/B] sin olvidar cuales son obligatorias y cuales son optativas, ya que al momento de tener que reducir plazos esta información será vital. Nuevamente aquí necesitaremos la ayuda de los expertos. Las restricciones de recursos no aparecen aún en esta etapa.[/COLOR][/FONT]

[FONT=Calibri][COLOR=#382e1f][B]4[/B]. Estimar el esfuerzo de cada actividad ([B]horas-hombre[/B]), definir los [B]recursos [/B]a disponer para cada actividad, y con esto calcular la [B]duración [/B]de las tareas. Notar que en general un aumento o disminución en la cantidad de los recursos no implica un cambio lineal en el tiempo de ejecución, 20 pintores no terminan un cuarto 10 veces más rápido que 2, pero 2 probablemente terminarán en menos de la mitad de tiempo que uno solo. No olvidar que quien mejor puede estimar el esfuerzo de una tarea es quien la hará, o al menos quien antes lo haya hecho. [/COLOR][/FONT]


[COLOR=#382e1f][FONT=Calibri]El tiempo estimado deberá ser aquel que nos brinde una razonable probabilidad de terminar el proyecto a tiempo. ¿Y cuanto es razonable?, bien para algunos será el 80% de probabilidades, para otros el 95% y habrá quienes se conformen con el 75%, depende del proyecto y su entorno. Para que el cronograma sea consistente, si varias personas intervienen en la estimación de los plazos, será necesario asegurarnos que todos están tomando el mismo margen de seguridad y que este es conocido, es decir descubrir y homologar los “colchones”.[/FONT][/COLOR]

[FONT=Calibri][COLOR=#382e1f][B]5[/B]. Finalmente hay que re-ver el cronograma a fin de: bajarlo a un [B]calendario [/B](teniendo en cuenta feriados, vacaciones, factores climáticos, etcétera.); [B]nivelar recursos[/B], es decir modificar las duraciones y comienzos de las tareas para que puedan ser ejecutadas por el Equipo designado; [B]optimizar el camino crítico[/B], en otras palabras reducir el cronograma poniendo atención a las tareas que determinan la duración del proyecto; y por último [B]mitigar el riesgo[/B] en las actividades con probabilidad de atrasarse. El equipo de proyecto vuelve a ser protagonista en esta actividad.[/COLOR][/FONT]

[COLOR=#c00000][FONT=Calibri]Con el cronograma listo ya podemos comunicar cuándo terminaremos el proyecto, pero atención, es sano comunicar un rango de fechas más que un punto en el tiempo (si se puede claro está). Luego de cerrado el proyecto es valioso guardar el cronograma real y documentar las lecciones aprendidas en el proceso de gestión de tiempos.[/FONT][/COLOR]



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