Hola a todos, aprovecho este espacio para compartir una inquietud que tengo desde hace varias semanas. Me estoy dando cuenta de que, con mis socios, perdemos un tiempo excesivo en las reuniones.

Las discusiones se derivan a temas que no son los que tenemos que discutir, terminamos hablando de cosas triviales, etc. Tenemos buenas relaciones entre nosotros, no es un problema de agresividad ni nada por el estilo. Pero somos muy desorganizados cuando nos reunimos.

Alguien podria pasarme algunos tips para mejorar la productividad de nuestras reuniones? Desde ya les agradezco.

Yo tuve un problema similar. Hay un artículo de materiabiz de hace un tiempo que te da algunos tips a seguir. Aquí te lo copio.

1) Consensuar con el grupo ciertas "reglas del juego" para ordenar la interacción y hacerlas cumplir durante las sucesivas reuniones. Esto incluye reglas sobre llamados a celulares y mensajes de texto, el uso de la palabra y las interrupciones.

2) Explicitar y cuidar el propósito de cada reunión: los temas a debatir y los objetivos a alcanzar.

3) Asegurarse que, más allá de su personalidad, cada miembro del equipo exprese su propia voz y que sus intereses sean reconocidos y tenidos en cuenta durante la reunión.

4) Lograr que las intenciones y deseos sobre los que existe consenso se traduzcan en compromisos concretos, con responsables y fechas asignados.

5) Producir minutas de la reunión que incluyan exclusivamente los compromisos acordados, y tener presente dichos compromisos en futuras reuniones.

6) Manejar los desacuerdos de modo que las partes involucradas se sientan comprendidas y consideradas, y encauzar la conversación como la resolución conjunta de un problema y no como una pulseada a ser ganada por alguien.

7) Reconocer y clarificar a tiempo cualquier malentendido relacionado con el proceso de toma de decisiones. Por ejemplo: "¿Este es un tema a decidir entre todos? ¿O bien es un tema sobre el cual nos estás consultando o informando?"

8) Cuidar los propios intereses, al mismo tiempo que el proceso de la reunión.

En general, es muy aconsejable que uno de los participantes (o una persona externa) oficie como moderador y vea que se cumplan estas pautas. Esa persona debe ocuparse de la FORMA de la reunión, no del CONTENIDO. Te sugiero que pruebes con estos tips, a ver si te dan resultados.

Yo sugiero incorporar otra pequeña practica al muy buen menu sugerido por Miguel. Cuando alguno de los participantes se desvía del tema o rompe alguna de las reglas, el referí le saca una tarjeta amarilla y tiene que abandonar la reunion por 5 minutos.

En caso de reincidencia, se le saca una tarjeta roja, que lo deja afuera de toda la reunion.

Una vez lo hice en mi equipo, y nos dio muy buen resultado.

Hola Marto:

Ya tenes dos buenas respuestas en el foro. Algo mas para tener en cuenta seria entender:


- Los tipos de reuniones: de repaso financiero / operativo / problemas / strategias - Una vez que tengas tus tipos de reuniones definidas podes proyectar la frecuencia, los objectivos, los participantes.

- Una agenda pre-reunion y escribir los resultados de esta para hacer un seguimiento (y evitar el "solo hablamos")

En estos tiempos de cambios vertiginosos y exceso de información, es indispensable poder combinar nuestras capacidades para tener una mayor competitividad.

Ahora cada uno solo, no puede dar solución a todos los problemas que se presentan. No podemos ser especialistas en todas las disciplinas. La opción está en formar un equipo multidisciplinario para llevar a cabo dichas tareas.

La sinergia probablemente es el resultado más significativo de formar equipos de trabajo. Sinergia significa que el resultado del trabajo en equipo, es mayor a la suma de los resultados individuales. Al trabajar en equipo, las tareas se dividen, se aprovecha la competencia de cada integrante y se alcanza una mayor productividad.

Los equipos tienen un proceso de formación antes de llegar a la madurez.

Sugerencias para mejorar el trabajo en equipo:

Revisar periódicamente el desempeño.
Reconocer el éxito
Solucionar problemas
Planificar los pasos de la acción
Compartir información
Comunicar y coordinar

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Tres Monedas
Marketing Integral Para Internet
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1) Plantear una agenda
2) Consensuarla de antemano
3) Respetarla a rajatabla
4) Evitar interrupciones o cambios de tema
5) Definir tiempo disponible de antemano (y respetarlo claro)

Exitos y buenas (y productivas) reuniones

Hola a todos. Tiempo atrás me compré un libro que se llama "Digalo en seis minutos" de Ron Hoff (Ed Granica, 1999). Lo había comprado debido a que los dueños de una empresa a la que asesoraba, se quejaban justamente de lo extensas y poco productivas que eran sus reuniones. Me sirvió para organizar la agenda.

No es EL libro, pero ayuda por lo práctico y ejemplificador.

Igualmente, algo adicional, es que en culturas latinas es más normal que las reuniones se extiendan y se privilegie lo discursivo sobre lo concreto. Pero bueno, nacimos aquí y esta es nuestra sangre.

Saludos,