Buenas tardes. Señalo un breve comentario. Me da la sensación de que el tema de fraude en las últimas opiniones es tratado como algo marginal y de fácil resolución. Lamentablemente las estadísticas y la
práctica cotidiana de quienes trabajamos permenentemente en la prevención e investigación de fraudes, nos señala otra cosa. Igualmente me parece que habría que estar atentos y no poner el acento en la buena voluntad y confianza frente a una posible situación de fraude. Justamente me parece que ahí esta el tema eje del fraude. Depositar la prevención del fraude en elemenntos subjetivos genera potencialmente una situación de violar esos criterios faltando al compromiso, por diversas circunstancias, generando por tanto un fraude. La experiencia y la
práctica internacional en el impulso a nivel mundial de leyes anticorrupción y, mayores y mejores controles, es una evidencia de la preocupación por la dimensión de este problema para la rentabilidad de las empresas.
Acá algunas recomendaciones generales básicas tomadas de la ACFE, Asociación norteamericana de prevención de fraude, que adapté a nuestra propia experiencia. Espero que aporte.
• Asignación de funciones. La separación de tareas es una cuestión fundamental. No puede ser la misma persona la encargada de cerrar las compras y contrataciones y la encargada de autorizar los pagos o de controlar la recepción de las mercaderías. Idealmente tiene que haber una persona encargada de cada una de esas tareas y controlarse mutuamente. La rotación de tareas es también una buena medida de control que, por otra parte, es útil también en términos operativos. No es bueno que haya una sola persona que sea capaz de cumplir con una tarea. Claro que la viabilidad de estas medidas depende de la cantidad de empleados.
• Políticas escritas. Esta cuestión es más propia de empresas de un cierto tamaño, pero siempre se puede dejar claro a los empleados cuál es la forma correcta de desempeño y qué cosas no se pueden hacer. En este sentido van las recomendaciones con respecto al trato con los proveedores. La cuestión es definir, de acuerdo con el tipo de actividad que tenga la empresa, cuáles son las conductas que suponen riesgo de fraude y dejar en claro que están prohibidas. La idea es que ningún empleado pueda alegar desconocimiento en este sentido.
• Monitoreo. El monitoreo es función fundamental para que se cumpla con lo que se les pide. Tiene que haber controles físicos, de acceso a las mercaderías, verificación de cantidades y condiciones en las entregas, y controles a través de informes como el inventario, seguimiento de las cuentas de proveedores y otros por el estilo. Atención con las responsabilidades en cada uno de estos controles para que realmente sirvan como fuentes de alertas, y no se “cocinen” las inconsistencias que puedan aparecer.
• Auditorías. Hacer auditorías programadas está muy bien, y ahí es donde hay que poner atención a que los controles estén funcionando y los procedimientos se respeten. Cualquier problema que surja hay que remediarlo inmediatamente para que no se generen problemas de arrastre que crean un clima de desconfianza en la eficacia del control y pueden terminar quitándole importancia entre los empleados. Las auditorías sorpresivas son más efectivas, porque no dan oportunidad de prepararse y resultan disuasivas para los que pudieran verse tentados de hacer algo indebido porque saben que en cualquier momento pueden ser controlados.
Saludos, Diego