Para mejorar el control de las actividades de los empleados en todos los sectores, y el de compras en particular, hay distintos frentes en los cuales trabajar, como ya señaló un miembro de la comunidad MATERIABIZ en este foro. La cuestión es que la efectividad del sistema de controles empieza justamente porque funcione efectivamente como un sistema. No basta con incorporar dos o tres medidas tomadas de otras empresas. El tamaño de la empresa, y el volumen y tipo de las operaciones, son decisivos para definir cuáles son las medidas más efectivas y al mismo tiempo viables en término de recursos e implementación.

Sin embargo hay algunas cosas que siempre hay que considerar. Acá algunas recomendaciones generales básicas que aplicamos nosotros en nuestra consultoría a clientes:

• Asignación de funciones. La separación de tareas es una cuestión fundamental. No puede ser la misma persona la encargada de cerrar las compras y contrataciones y la encargada de autorizar los pagos o de controlar la recepción de las mercaderías. Idealmente tiene que haber una persona encargada de cada una de esas tareas y controlarse mutuamente. La rotación de tareas es también una buena medida de control que, por otra parte, es útil también en términos operativos. No es bueno que haya una sola persona que sea capaz de cumplir con una tarea. Claro que la viabilidad de estas medidas depende de la cantidad de empleados.
• Políticas escritas. Esta cuestión es más propia de empresas de un cierto tamaño, pero siempre se puede dejar claro a los empleados cuál es la forma correcta de desempeño y qué cosas no se pueden hacer. En este sentido van las recomendaciones con respecto al trato con los proveedores. La cuestión es definir, de acuerdo con el tipo de actividad que tenga la empresa, cuáles son las conductas que suponen riesgo de fraude y dejar en claro que están prohibidas. La idea es que ningún empleado pueda alegar desconocimiento en este sentido.
• Monitoreo. El monitoreo es función fundamental para que se cumpla con lo que se les pide. Tiene que haber controles físicos, de acceso a las mercaderías, verificación de cantidades y condiciones en las entregas, y controles a través de informes como el inventario, seguimiento de las cuentas de proveedores y otros por el estilo. Atención con las responsabilidades en cada uno de estos controles para que realmente sirvan como fuentes de alertas, y no se “cocinen” las inconsistencias que puedan aparecer.
• Auditorías. Hacer auditorías programadas está muy bien, y ahí es donde hay que poner atención a que los controles estén funcionando y los procedimientos se respeten. Cualquier problema que surja hay que remediarlo inmediatamente para que no se generen problemas de arrastre que crean un clima de desconfianza en la eficacia del control y pueden terminar quitándole importancia entre los empleados. Las auditorías sorpresivas son más efectivas, porque no dan oportunidad de prepararse y resultan disuasivas para los que pudieran verse tentados de hacer algo indebido porque saben que en cualquier momento pueden ser controlados.

Lo importante es que todas las medidas que se tomen estén de acuerdo con las necesidades operativas de la empresa y que funcionen en conjunto reforzándose mutuamente.
Saludos, Diego

Me parece interesante el articulo.

Lo importante lo dijo muy bien, rotar las tareas entonces si o si se tienen que vigilar mutuamente y el riesgo de un fraude se disminuye. Obviamente despues estan los controles clasicos: la auditoria sorpresa: venis dos veces seguidas a la mañana y seguro te esperan por la tarde, entonces uno aparece devuelta por la mañana una vez mas...

Muy buen aporte Diego!

Supervisar de forma regular las compras y ventas también la auditoria son claves importantes para tener una evidencia clara de lo que sucede actualmente en cada área. Ademas es una forma de recopilar evidencia en caso de tener que proceder legalmente en una situación en específico.