Hola gente, aqui estoy de nuevo. Bueno, algunos ya conocen la historia que conte en el otro tema sobre el empleado desleal de compras. Lo hecho, hecho está.

Ahora lo que me preocupa es evitar que esto pase de nuevo. Qué puedo hacer para controlar a mi gente de compras? Estoy evaluando contratar alguna consultoria en temas de fraude, pero antes me gustaria conocer sus opiinones.

Me interesa conocer medidas concretas para controlar a la gente de compras. Tengo entendido que los supermercados tienen politicas muy estrictas sobre estos temas. A ver si alguien puede ayudarme con el benchmarking.

Yo me sumo a esta consulta. También ando a la busqueda de algunas best practices.

Luis:
Si bien compras es un sector que esta expuesto al fraude, también lo estan el resto de las áreas de la empresa.
El hecho de controlar lo que sucede en la empresa y evitar cuestiones que tengan que ver con el fraude se pueden controlar mediante 4 herramientas:
* Asignación de Funciones.
* Establecimiento de Políticas y Procedimientos.
* Generación de Información y Monitoreo.
* Auditorías programadas y Auditorías sorpresa.
Espero esto te sea de utilidad para comenzar a ver el tema.

Lo que dice capsol es asi, esto forma parte de una politica mas amplia de lucha contra el fraude. Aunque puedo comentarte algunas prácticas que he visto en supermercados:

1) Los empleados de compras sólo pueden reunirse con los proveedores en las oficinas.

2) Llevar un registro de las veces que se vieron los empleados de compras con proveedores.

3) Cada empleado de compras tiene que hacer un reporte sobre lo que se conversó en cada reunión con un proveedor.

4) Si un empleado de compras es visto con un proveedor fuera de las oficinas, es despedido inmediatamente sin indemnización.

Luisant y Willy,

Lo que menciona Cucho, son temas muy útiles, como pautas de control. Lo más eficiente sería sumar esto a lo que plantea capsol.

Con tener los procesos establecidos y luego realizar los monitoreos de cumplimiento o las auditorías operativas y de documentación correspondientes, estos problemas deben tender a desaparecer.

La idea es cerrar la ventana para evitar que estas oportunidades se filtren.

Para recomendar, de la parte teórica, hay un par de libros buenos al respecto. Desconozco si se pueden mencionar por este medio, por este motivo les pido si les interesa, me manden un mensaje en privado por este foro. Es el libro que me recomendaron cuando comencé en mi actual trabajo, y me ayudo mucho en este tipo de cuestiones, teniendo como temática central el sistema de control interno.

No se trata solamente de aplicar las best practices o hacer benchmark de un lugar por renombre, se trata de que las cosas que apliquemos sirvan a las tareas en cuestión.

Saludos!

Sancho, por supuesto, sentite libre de mencionar los libros en el foro. No hay ninguna restricción al respecto. Si aportan al debate, bienvenidos sean!

La mejor opción, a mi entender, es que el sector compras funcione como un equipo, y en este exista, por decirlo de algún modo, un espía, un hombre de tu riñón que responda a vos, y que en lo posible, que sea como verte a vos, es decir, un hijo, un sobrino, etc., y que a su vez pendule hacia la confianza de los empleados de este problemático sector.
Si mantenés esto en secreto, y nadie sabe que esa persona está ligada a vos, ésta puede detectar el fraude en el momento en el que se está haciendo, y esto te evitaría el problema antes de tenerlo.
Si mantenés esto a sabiendas, es un tanto difícil que alguien se atreva a siquiera pensar en fraude, ya que la vigilancia conocida actúa en modo preventivo.

Para responder, primero tendríamos que saber cual es la dimensión de la empresa.Cuantos empleados trabajan en el área de Compras, administración, etc.
Lo ideal, es que trabajes con un sistema de presupuesto, por un lado y un área de audítoría por otro, o bien todo consolidado en el mismo área, si la empresa es más chica.
Después de eso, la típica.
Por un lado, comparar los gastos reales, contra lo presupuestado, y por el otro lado que audítoría (o el jefe de administración si la empresa es más chica), controle que exista mas de un presupuesto para la compra realizada y por otro lado que el precio pagado, tenga relación con precios anteriores.
La otra sugerencia es la rotación del personal del área. Si son varios, que roten los proveedores, si es uno solo, rotarlo a otra área, de paso si en algún momento se te va, ya tenés a otra persona capacitada para la posición, mientras pasan los 30 días de búsqueda del reemplazo.
Lo ideal, al margen de alguna otra propuesta, es que apliques las 3 medidas, en forma simultánea, ya que una sola de por sí, no alcanza.

Estimados Hectors y Alejandro S, muchas gracias por sus respuestas. Efectivamente, ya estuve poniendome en contacto con algunos consultores en fraude. Poner a "alguien de mi riñon" es una buena alternativa, aunque el consultor me dijo que es muy frecuente que estas personas sean las que finalmente te terminan defraudando.

Ya estoy negociando para la puesta en práctica de un sistema de controles con auditorías periódicas. Algo que también me recomendaron muy enfáticamente es la rotación de empleados. Me han dicho que las posibilidades de fraude aumentan cuando un solo empleado es el único que conoce todo un proceso. Y otro tip que me tiraron: un alerta temprana de que podria haber un fraude ocurre cuando hay un empleado que pasa mucho tiempo sin tomarse vacaciones. Eso puede significar que teme que alguien descubra alguna maniobra "non sancta".

Luisant, salvo que tengas una empresa realmente muy grande, mi sugerencia es que controles directamente a la gente de compras. No hay nada como el aliento del jefe sobre la nuca para disuadir a cualquier empleado de intentar lo que no corresponde.