Por Juan Vitón
Participar en una exposición implica desarrollar una intensa actividad previa y durante los días del evento. Hay mucho que preparar, transportar, desarrollar, a lo que se suma atender el stand durante muchas horas...
Para estas tareas, en general, se sustraen recursos humanos de otras áreas de la empresa, lo que resiente las actividades cotidianas de la organización.
Por lo tanto, no es de extrañar que, al concluir la última jornada, todos los involucrados y en particular quien estuvo a cargo de la acción (ya sea el empresario, el gerente de marketing o el dueño) sientan cansancio y alivio porque la exposición ya terminó.
Mientras se desarma la muestra, es habitual escuchar: "por fin se terminó la expo, ahora vamos a recuperarnos de la energía que nos demandó". Sin embargo, es un error pensar que, en aquel momento, termina la acción.
Para que la participación en el evento ofrezca los resultados esperados, hay ciertas medidas que deben implementarse inmediatamente. La demora en enviar información, listas de precios o muestras puede hacer que el potencial cliente se olvide de algo que le resultó atractivo o termine siendo contactado por un competidor. Veamos algunas recomendaciones a expositores para los días pos evento:
1) Realice un balance de su participación
La evaluación completa y detallada de los resultados de su experiencia constituye un elemento muy importante, no sólo para extraer conclusiones, sino también para decidir una futura participación.
Debe analizar los siguientes aspectos: ¿Cuántas visitas recibió el stand? ¿Cuántos eran profesionales? ¿De dónde provenían? ¿Conocían la empresa? ¿Por qué productos o servicios se mostraron más interesados? ¿Se concretaron operaciones? En caso positivo, ¿qué condiciones se pactaron? En caso negativo, ¿es posible reanudar la gestión?
A partir de este análisis, se podrá decidir correctamente el abordaje de las etapas siguientes.
2) Base de datos
Pida al organizador del evento la base de datos de los asistentes a toda la exposición (aunque no todos los organizadores ofrecen los datos). Según nuestras investigaciones, sólo un número muy pequeño de expositores solicita esta valiosísima información que contiene un listado de potenciales clientes.
A través de este listado, debe analizar quiénes asistieron a la muestra pero no pasaron por su stand: ¿Cuántos eran profesionales? ¿De dónde provenían? ¿Cuál era su poder de decisión?
3) Seguimiento de los contactos
Realice un estrecho seguimiento de los contactos realizados por su gente en el stand. No se demore en enviar los datos que le han solicitado en las
entrevistas y aproveche para mandar información promocional sobre su empresa.
Organice una base de datos a la que pueda acceder de manera sencilla para enviar diferentes promociones o material informativo.
4) Promotoras versus vendedores
No olvide que no es lo mismo una promotora que un
vendedor. Asigne personal especializado para abordar a los potenciales clientes (aquellos que se acercaron al stand y se manifestaron interesados, pero con los que no concretó una operación por diferentes motivos). Un buen vendedor puede derribar, una a una, todas las objeciones.
5) Cumpla sus promesas
Es fundamental que, durante el evento, se comprometa sólo con aquello que podrá cumplir, en cuanto a cantidades de mercadería a entregar, plazos de envío, condiciones pactadas, etc.
Entregue todo en tiempo y forma. Así, seguramente estos clientes (ahora SUS clientes) lo visitarán nuevamente en la próxima exposición, para reponer mercadería o estar a tanto de las novedades que usted pueda ofrecerles.
Juan Vitón
Gerente de HS Eventos
jviton@hseventos.com.ar
HS Eventos es la única empresa de servicios integrales para el mercado ferial, que ofrece organización y realización de eventos corporativos y exposiciones desde 1983.
